Goods Receipt (Penerimaan Barang)

1. Overview

Goods Receipt (GR) adalah dokumen yang mencatat barang yang benar-benar diterima sebuah toko dari supplier. GR bisa dibuat dari Purchase Order (PO) yang sudah diajukan, atau tanpa PO untuk barang yang datang tanpa pesanan formal. Staf mencatat waktu penerimaan, alamat penerimaan, identitas pengirim, bukti penerimaan, dan per produk: qty dikirim, qty ditolak, serta qty diterima. GR ditetapkan penanggung jawabnya (PIC); hanya PIC yang bisa mengajukan dan membatalkan GR. GR yang sudah diajukan memperbarui status PO dan menjadi sumber baris tagihan (Bill). GR bisa dicetak sebagai PDF kapan saja.

Hasil yang diharapkan: setiap barang yang masuk ke toko tercatat sesuai jumlah yang sebenarnya diterima, selisih dengan pesanan terlihat, dan supplier hanya ditagihkan untuk barang yang layak diterima.

2. Problem

Di banyak toko retail, penerimaan barang hanya diperiksa sekilas, lalu surat jalan supplier disimpan tanpa dicatat di sistem. Akibatnya:

• Barang yang kurang kirim, rusak, atau salah kirim tidak tercatat, sehingga baru ketahuan saat stock opname atau saat tagihan dibayar.
• Tidak ada hubungan yang jelas antara pesanan, barang yang datang, dan tagihan; staf harus mencocokkannya secara manual.
• Tidak jelas siapa yang menerima barang dan kapan, sehingga selisih sulit ditelusuri.
• Toko membayar sesuai jumlah yang dikirim supplier, bukan jumlah yang benar-benar diterima.

3. Goals & Non-goals

Goals

• Penerimaan barang cepat dicatat saat barang datang. Indikator: GR dari PO terisi otomatis dari baris PO, staf cukup menyesuaikan qty.
• Barang yang ditolak tercatat terpisah dari barang yang diterima. Indikator: setiap baris punya qty dikirim, qty ditolak, dan qty diterima.
• Status PO mengikuti penerimaan. Indikator: status PO berubah menjadi Diterima Sebagian atau Diterima saat GR diajukan.
• GR menjadi sumber tagihan. Indikator: Bill dibuat dari GR yang diajukan, dengan qty mengikuti qty diterima.

Non-goals

• Quality control bertingkat atau inspeksi per batch (cukup qty ditolak)
• Pencatatan nomor batch, tanggal kedaluwarsa, atau serial number
• Retur barang ke supplier
• Penerimaan dari sumber selain supplier, misalnya transfer antar toko atau retur pelanggan (struktur data sudah menyiapkan origin_type, tetapi belum dipakai)
• Batas toleransi over-receive (lihat BR-11)
• Revisi GR setelah Diajukan (batalkan dan buat baru)

4. User Scenarios

5. User Flow

Penjelasan tiap langkah pada diagram:

1. Isi wizard — Dari daftar GR, staf klik Tambah Baru. Wizard terdiri dari 3 langkah:

   • Umum: toko terisi otomatis dari toko aktif (read-only); alamat penerimaan terisi otomatis dari alamat pengiriman default toko. Switch Buat dari Pesanan Pembelian aktif secara default:

     • Jika aktif, staf memilih PO (hanya PO toko aktif berstatus Diajukan, Diterima Sebagian, atau Diterima), dan supplier terisi otomatis dari PO (read-only).
     • Jika nonaktif, pilihan PO dinonaktifkan dan staf memilih supplier secara manual.

     Tanggal estimasi diterima tampil sebagai informasi (dari PO; tanpa PO berisi hari ini). Tanggal & waktu penerimaan default saat ini, dan penanggung jawab default pengguna yang sedang login. Staf juga bisa mengisi penanggung jawab pengirim, nomor polisi kendaraan pengirim, bukti penerimaan (gambar atau dokumen, bisa lebih dari satu), dan catatan.

   • Produk: jika GR dibuat dari PO, daftar produk terisi otomatis dari semua baris PO dengan qty dikirim sama dengan qty pesan. Staf menyesuaikan qty, serta menambah, mengubah, atau menghapus baris lewat dialog: cari produk berdasarkan nama atau barcode (satu pilihan per kemasan/UoM), isi qty dikirim dan qty ditolak. Qty diterima dihitung otomatis.

   • Tinjauan: ringkasan seluruh isian sebelum disimpan.

   Pratinjau PDF tersedia di setiap langkah.

2. Data valid? — Validasi per langkah saat klik Selanjutnya, dan validasi BE saat Simpan. Error BE ditampilkan di langkah Tinjauan dan pada field terkait.

3. Draf — GR tersimpan dengan status Draf, dan staf diarahkan ke daftar GR. Draf bisa diubah (header dan baris), ditetapkan PIC-nya, atau dihapus. Stok belum berubah.

4. Diajukan — PIC klik Ajukan Penerimaan dan mengonfirmasi. GR tidak dapat diubah lagi; tercatat siapa dan kapan mengajukan. Stok toko bertambah sebesar qty diterima, dan GR kini bisa dirujuk oleh Bill.

5. Status PO diperbarui — Jika GR merujuk PO, BE membandingkan akumulasi qty diterima dari semua GR yang diajukan dengan qty pesan tiap baris, lalu mengubah status PO menjadi Diterima Sebagian atau Diterima (lihat PRD Purchase Order).

6. Bill — Staf membuat tagihan yang merujuk GR ini. Proses penagihan dijelaskan di PRD Bill.

7. Selesai — Saat Bill dibuat dari GR ini, BE mengubah status GR menjadi Selesai. GR tidak bisa dipilih lagi untuk Bill lain dan tidak bisa dibatalkan.

8. Dibatalkan — PIC klik Batalkan Penerimaan pada GR Diajukan dan wajib mengisi alasan.

Alternative paths

Jalur alternatif adalah kejadian di luar alur normal di atas, misalnya pengguna berubah pikiran, barang yang datang tidak sesuai, atau data berubah. Setiap jalur ini harus punya perilaku yang jelas agar FE dan BE tidak menebak:

• Perubahan setelah Diajukan — tidak bisa. Batalkan (selama belum dibuat Bill) lalu buat GR baru.
• GR belum punya PIC — tombol Ajukan nonaktif untuk semua pengguna. Tetapkan PIC dulu lewat Edit Draf atau aksi tetapkan PIC di daftar.
• Pengguna bukan PIC — tombol Ajukan dan Batalkan tampil tetapi nonaktif.
• Barang datang tanpa PO — nonaktifkan switch Buat dari Pesanan Pembelian, lalu pilih supplier secara manual.
• Barang rusak atau tidak sesuai — isi qty ditolak; hanya qty diterima yang menambah stok dan ditagihkan di Bill.
• GR Draf tidak jadi dipakai — hapus (satuan atau massal). Draf tidak dibatalkan, tetapi dihapus.
• Toko tidak aktif — GR hanya bisa dilihat dan dicetak; semua aksi ubah disembunyikan.

6. User Stories

Prioritas: P0 wajib untuk rilis, P1 penting, P2 kalau sempat.

US-01 — Membuat GR dari PO (P0)

Sebagai staf gudang, saya ingin membuat penerimaan barang dari PO, agar barang yang datang langsung dicocokkan dengan pesanan.

US-02 — Membuat GR tanpa PO (P0)

Sebagai staf gudang, saya ingin mencatat barang yang datang tanpa PO, agar semua barang masuk tetap tercatat.

US-03 — Mencatat qty per produk (P0)

Sebagai staf gudang, saya ingin mencatat qty dikirim dan qty ditolak per produk, agar hanya barang yang layak yang dianggap diterima.

US-04 — Mengubah GR Draf (P0)

Sebagai staf gudang, saya ingin mengubah GR yang masih Draf, agar kesalahan bisa diperbaiki sebelum diajukan.

US-05 — Menetapkan penanggung jawab (P0)

Sebagai kepala toko, saya ingin menetapkan PIC pada GR, agar jelas siapa yang berwenang mengajukan dan membatalkan GR.

US-06 — Mengajukan GR (P0)

Sebagai PIC, saya ingin mengajukan GR, agar penerimaan barang berlaku, stok bertambah, dan status PO diperbarui.

US-07 — Membatalkan GR (P0)

Sebagai PIC, saya ingin membatalkan GR yang salah catat, agar penerimaan tersebut tidak dihitung.

US-08 — Daftar dan pencarian GR (P0)

Sebagai owner, saya ingin melihat dan menyaring GR, agar cepat menemukan penerimaan barang tertentu.

US-09 — Menghapus GR Draf (P0)

Sebagai staf gudang, saya ingin menghapus Draf yang tidak jadi dipakai, agar daftar tetap bersih.

US-10 — Mencetak GR (P1)

Sebagai staf gudang, saya ingin mencetak GR sebagai PDF, agar bisa ditandatangani sebagai bukti serah terima barang.

US-11 — Riwayat aktivitas (P1)

Sebagai owner, saya ingin melihat log aktivitas GR, agar tahu siapa mengubah apa dan kapan.

7. Document Structure

Header

Lines

Totals: GR tidak memuat harga; nilai uang dicatat di Bill. Jejak yang disimpan: dibuat / diajukan / dibatalkan (dengan alasan) oleh siapa dan kapan, serta Bill yang merujuk GR ini.

8. Status Lifecycle

9. Permissions & Actions

Permissions

Akses berbasis permission (bukan role tetap). Semua aksi ubah juga mensyaratkan toko aktif; pada toko tidak aktif, GR hanya bisa dilihat dan dicetak.

FE menyembunyikan aksi yang tidak diizinkan dan menonaktifkan aksi jika pengguna bukan PIC; BE tetap menolaknya. Keduanya harus konsisten.

Actions by status (✓ tersedia)

10. Business Rules

Aturan bisnis adalah ketentuan yang berlaku di semua layar dan semua aksi pada GR, siapa pun yang melakukannya. FE memakainya sebagai validasi di form, BE memakainya sebagai sumber kebenaran; jika keduanya berbeda, perilaku BE yang dianggap benar dan FE menyesuaikan.

• BR-01 GR milik satu toko dan dibuat pada toko aktif pengguna. Aksi ubah hanya bisa dilakukan saat toko aktif.
• BR-02 Ajukan dan Batalkan hanya boleh dilakukan oleh karyawan yang ditetapkan sebagai PIC GR tersebut, dan memiliki permission aksi terkait. Pembuat GR saja tidak cukup.
• BR-03 Hanya GR Draf yang bisa diubah, ditetapkan PIC-nya, dan dihapus. Setelah Diajukan, isi GR terkunci permanen.
• BR-04 GR dari PO hanya bisa merujuk PO toko yang sama dengan status Diajukan, Diterima Sebagian, atau Diterima. Toko dan supplier GR mengikuti PO, sehingga store_id dan supplier_id tidak dikirim FE.
• BR-05 GR tanpa PO wajib memilih supplier yang aktif.
• BR-06 Toko dan supplier tidak bisa diubah setelah GR dibuat. Tautan ke PO masih bisa diganti atau dilepas selama Draf.
• BR-07 Qty dikirim minimal 0,01 dan qty ditolak minimal 0. Qty diterima = qty dikirim − qty ditolak, dan tidak pernah negatif.
• BR-08 Baris yang produknya ada di PO ditautkan ke baris PO tersebut, dan qty pesan diambil dari baris PO. Produk yang tidak ada di PO tetap boleh ditambahkan tanpa tautan.
• BR-09 Stok toko bertambah saat GR diajukan, sebesar qty diterima. GR Draf tidak mengubah stok.
• BR-10 Saat GR yang merujuk PO diajukan, BE memperbarui status PO berdasarkan akumulasi qty diterima dari semua GR yang diajukan: sebagian terpenuhi menjadi Diterima Sebagian, seluruh baris terpenuhi menjadi Diterima.
• BR-11 Qty dikirim tidak dibatasi oleh qty pesan atau sisa qty. Kelebihan penerimaan diizinkan dan terlihat di modul Item Pembelian; belum ada batas toleransi.
• BR-12 Batalkan hanya dari status Diajukan dan wajib menyertakan alasan. GR yang sudah Selesai tidak bisa dibatalkan.
• BR-13 Hanya GR berstatus Diajukan yang bisa dipilih di Bill. Satu GR hanya bisa dirujuk oleh satu Bill, dan statusnya menjadi Selesai saat Bill dibuat.
• BR-14 Semua perubahan dan transisi status dicatat di log aktivitas: aksi, pengguna, dan waktu.

11. Edge Cases

Edge case adalah kondisi yang jarang terjadi tetapi pasti muncul di operasional nyata, biasanya karena data berubah setelah GR dibuat atau karena dua hal terjadi bersamaan. Perilaku yang diharapkan ditetapkan di sini agar tidak diputuskan sendiri-sendiri saat implementasi. Baris bertanda Perlu konfirmasi BE belum terlihat perilakunya dari FE dan perlu disepakati.

12. API Contract

Daftar endpoint per aksi. Detail request dan response ada di Postman (lihat metadata API).

Lookup yang dipakai form GR

13. Dependencies

PRD terkait

• Purchase Order — PO yang dirujuk GR; status PO berubah saat GR diajukan (BR-10).
• Bill — tagihan yang dibuat dari GR Diajukan; GR menjadi Selesai saat dirujuk (BR-13).
• Item Pembelian (Purchase Order Lines) — qty dipesan, diterima, sisa, dan over-received per baris PO (EC-06, EC-07).

Master data

• Toko — toko aktif, status aktif, alamat, dan karyawan (PIC).
• Supplier — supplier untuk GR tanpa PO, beserta status aktifnya.
• Produk & Inventaris Produk — kemasan/UoM, barcode, dan status aktif per toko.

Efek ke modul lain

• Inventory — stok toko bertambah sebesar qty diterima saat GR diajukan (BR-09).
• Purchase Order — status Diterima Sebagian / Diterima ditetapkan dari GR yang diajukan (BR-10).
• Bill — hanya GR Diajukan yang muncul sebagai pilihan di form Bill (BR-13).
• Setiap perubahan tercatat di log aktivitas (BR-14).